Aynı anda çok sayıda gönderi oluşturman gerekiyorsa alıcı ve ürün bilgilerini panele tek tek girmek yerine ShipEntegra’nın toplu gönderi oluşturma özelliğini kullanabilirsin.
Panelden indireceğin örnek dosyayı gönderi bilgilerine göre düzenleyip yeniden yükleyerek birden fazla gönderiyi tek işlemde ShipEntegra’ya aktarabilirsin. Bu yazıda toplu gönderi dosyasını nasıl hazırlayacağını ve yükleme sonrasında hangi kontrolleri yapman gerektiğini adım adım anlatıyoruz.
Toplu Gönderi Oluşturma Nedir?
Toplu gönderi oluşturma, birden fazla gönderiye ait alıcı, adres, ürün ve paket bilgilerinin şablon dosyası üzerinden ShipEntegra paneline aktarılmasıdır. Bu yöntem özellikle mağaza entegrasyonu kullanmayan ancak aynı anda çok sayıda gönderi oluşturması gereken kullanıcıların manuel veri girişini azaltmasına yardımcı olur.
Gönderileri tek tek oluşturmak zorunda kalmazsın: Her gönderi için ayrı form doldurmak yerine bilgileri tek bir dosyada hazırlayabilirsin.
Bilgileri toplu olarak kontrol edebilirsin: Dosyayı yüklemeden önce alıcı, ürün ve paket bilgilerini aynı tablo üzerinden gözden geçirebilirsin.
Gönderi hazırlama sürecini düzenleyebilirsin: Sisteme aktarılan kayıtları panelden kontrol ederek etiket oluşturma ve paketleme işlemlerine geçebilirsin.
Yalnızca bir gönderi oluşturacaksan ShipEntegra’da yeni gönderi oluşturma rehberini kullanabilirsin.
ShipEntegra’da Toplu Gönderi Nasıl Oluşturulur?
1. Hızlı Gönderi Oluştur Bölümünü Aç
ShipEntegra hesabına giriş yaptıktan sonra sol menüdeki Siparişler başlığını aç. Ardından Hızlı Gönderi Oluştur seçeneğine tıkla. Bu ekranda tek bir gönderi oluşturabilir veya toplu gönderi yükleme işlemine geçebilirsin.
2. Toplu Gönderi Seçeneğine Tıkla
Hızlı gönderi oluşturma ekranında yer alan Toplu Gönderi seçeneğini aç. Toplu gönderi alanında, sisteme yüklemen gereken dosyanın örneğini indirebileceğin bölüm görüntülenir. Mevcut panel akışında kullanıcıların önce hazırlanan örnek dosyayı indirmesi, ardından gönderi bilgilerine göre düzenleyerek yeniden yüklemesi gerekir.
3. Örnek Dosyayı İndir
Panelde sunulan güncel örnek dosyayı bilgisayarına indir. Daha önce indirdiğin eski bir şablonu kullanmak yerine her toplu yükleme öncesinde panelde yer alan güncel dosyayı indirmen daha doğru olur. Dosyadaki alanlar ve zorunlu bilgiler zaman içinde güncellenebilir.
4. Gönderi Bilgilerini Dosyaya Ekle
CSV dosyasındaki sütun başlıklarını değiştirmeden alıcı, adres, ürün ve paket bilgilerini ilgili alanlara gir. Aynı gönderiye ait ürünlerde aynı groupId değerini kullan. Farklı bir gönderi için yeni bir groupId belirle.
Dosyayı hazırlarken:
- Ülke ve para birimi kodlarını doğru yaz.
- Ürün adı, adet, değer, ağırlık ve ölçü bilgilerini eksiksiz gir.
- HS kodu ve posta kodu gibi alanların biçimini bozma.
- Dosyayı CSV formatında kaydet.
Yükleme sonrasında aktarılan gönderileri panelden kontrol etmeyi unutma.
5. Hazırladığın Dosyayı Panele Yükle
Dosyayı tamamladıktan sonra toplu gönderi ekranındaki yükleme alanına dön.
Hazırladığın dosyayı:
- Dosya Seç alanına tıklayarak bilgisayarından seçebilir,
- Dosyayı ilgili alana sürükleyip bırakabilirsin.
ShipEntegra, yüklediğin dosyadaki gönderi kayıtlarını tanımlayarak panele aktarır. Yükleme sırasında hata mesajı görürsen ilgili satırları ve eksik alanları kontrol et. Düzeltmeleri yaptıktan sonra dosyayı yeniden yükleyebilirsin.
6. Aktarılan Gönderileri Kontrol Et
Dosya yüklendikten sonra gönderilerin panelde doğru şekilde oluştuğunu kontrol et.
Her gönderide özellikle:
- Alıcı ve adres bilgilerini,
- Ürün açıklamasını,
- Ürün adedini ve değerini,
- Paket ağırlığını ve ölçülerini,
- Gönderim ülkesini
yeniden gözden geçir.
Toplu yükleme, bilgileri dosyadan panele aktarmayı kolaylaştırır. Ancak dosyaya yanlış girilen bir bilgi de aynı şekilde sisteme aktarılabilir. Bu nedenle etiket oluşturmadan önce kayıtları kontrol etmen önemlidir.
Toplu Gönderi Dosyasını Hazırlarken Nelere Dikkat Etmelisin?
- Paneldeki güncel örnek dosyayı kullan.
- Dosyanın sütun başlıklarını ve yapısını değiştirme.
- Zorunlu alanları boş bırakma.
- Aynı gönderiye ait satırlarda aynı
groupIddeğerini kullan. - Her gönderiye ait bilgileri doğru satıra ekle.
- Alıcı adında, adreste ve posta kodunda yazım hatası olmadığını kontrol et.
- Ürün açıklamasını gümrükte anlaşılabilecek kadar açık yaz.
- Ürün adedi ve birim değerini doğru gir.
- Ağırlık ve ölçü bilgilerini şablondaki biçime uygun kullan.
- Dosyayı CSV formatında kaydet.
- Dosyayı yükledikten sonra aktarılan gönderileri panelden kontrol et.
Ürün ve adres bilgilerinin eksik ya da yanlış olması gönderinin hazırlanmasını, taşıyıcı tarafından kabulünü veya gümrük sürecini etkileyebilir.
Toplu Gönderiler Panele Aktarıldıktan Sonra Ne Yapmalısın?
Toplu olarak oluşturduğun gönderiler panele aktarıldıktan sonra her kayıt için uygun gönderim servisini seçebilir ve etiket oluşturabilirsin. Birden fazla etiketli gönderiyi ShipEntegra operasyon merkezine aynı dış koli içinde ileteceksen panelde koli oluşturman gerekir. Etiket yazdırma ve koli hazırlama adımlarını paket oluşturma ve paket üzerine etiket basımı rehberinden inceleyebilirsin. Paketlerini nasıl hazırlayacağını ve operasyon merkezine hangi yollarla iletebileceğini öğrenmek için ürünlerini ShipEntegra’ya gönderme rehberine göz atabilirsin. Gönderin yola çıktıktan sonra oluşan takip numarasıyla gönderi hareketlerini yurt dışı kargo takip sayfası üzerinden kontrol edebilirsin.
Toplu Gönderi Oluşturma mı, Mağaza Entegrasyonu mu?
Düzenli olarak Etsy, eBay, Shopify veya desteklenen diğer satış kanallarından sipariş alıyorsan mağaza entegrasyonu daha uygun bir yöntem olabilir. Entegrasyon sayesinde desteklenen sipariş bilgileri mağazandan ShipEntegra paneline otomatik olarak aktarılabilir.
Toplu gönderi özelliği ise:
- Mağaza entegrasyonu kullanmıyorsan,
- Farklı kaynaklardan gelen gönderilerin varsa,
- Siparişlerini dosya üzerinden toplu biçimde hazırlıyorsan,
- Aynı anda çok sayıda manuel gönderi oluşturman gerekiyorsa
kullanışlı olabilir.
Satış kanalını paneline bağlamak istiyorsan ShipEntegra mağaza entegrasyonu rehberinden sürecin nasıl çalıştığını inceleyebilirsin.