E-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve nihai tüketicilere düzenlenen faturanın elektronik ortamda oluşturulmasını, iletilmesini ve saklanmasını sağlayan belgedir.
2026 yılında e-Arşiv fatura düzenleme kuralları mükellef grubuna göre değişmektedir. Bilanço esasına göre defter tutanlar ve diğer mükellefler, tutara bakılmaksızın faturalarını e-Arşiv olarak düzenlemelidir. Ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlarda ise 2026 sonuna kadar vergiler dâhil 3.000 TL sınırı uygulanır. Bu gruplar için 1 Ocak 2027 itibarıyla tutar sınırı kaldırılacaktır.
E-Arşiv Faturası Nedir?
E-Arşiv fatura, kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahip elektronik bir belgedir. Elektronik ortamda oluşturulur ve alıcının talebine göre dijital veya kâğıt olarak iletilebilir. Faturayı düzenleyen işletme, belgeyi elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür.
E-Arşiv sistemine kayıtlı bir işletme:
- E-Fatura sistemine kayıtlı müşterilere e-Fatura
- E-Fatura sistemine kayıtlı olmayan işletmelere e-Arşiv fatura
- Vergi mükellefi olmayan tüketicilere e-Arşiv fatura
düzenlemelidir.
Satıcı ve alıcının ikisi de e-Fatura kullanıcısıysa e-Arşiv yerine e-Fatura düzenlenmesi gerekir.
E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Arasındaki Fark Nedir?
Her iki belge de elektronik ortamda düzenlenir ve kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahiptir. Temel fark, faturanın kime düzenlendiğidir.
| E-Fatura | E-Arşiv Fatura |
|---|---|
| E-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında kullanılır. | E-Fatura sistemine kayıtlı olmayanlara düzenlenir. |
| GİB sistemi üzerinden alıcının elektronik hesabına iletilir. | Elektronik ortamda veya alıcının talebine göre kâğıt olarak iletilebilir. |
| Alıcı ve satıcının e-Fatura kullanıcısı olması gerekir. | Alıcının e-Fatura kullanıcısı olmaması gerekir. |
| Elektronik ortamda saklanır. | Düzenleyene ait nüsha elektronik ortamda saklanır. |
E-Fatura uygulamasına zorunlu veya isteğe bağlı olarak geçen işletmelerin e-Arşiv Fatura uygulamasını da kullanması gerekir.
2026 E-Arşiv Fatura Zorunluluğu Nedir?
E-Arşiv Fatura uygulamasına kayıtlı işletmeler, e-Fatura kullanıcısı olmayan müşterilerine yaptıkları ve fatura düzenlenmesi gereken satışların tamamında e-Arşiv fatura kullanır.
Henüz e-Arşiv Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükellefler için 2026 yılında geçerli temel kurallar şöyledir:
| Mükellef grubu | 2026 uygulaması |
| Ticari kazancı basit usulde tespit edilenler | Vergiler dâhil 3.000 TL’yi aşan faturalar e-Arşiv olarak düzenlenir. |
| İşletme hesabı esasına göre defter tutanlar | Vergiler dâhil 3.000 TL’yi aşan faturalar e-Arşiv olarak düzenlenir. |
| Bilanço esasına göre defter tutanlar ve diğer mükellefler | Tutar sınırı olmadan e-Arşiv fatura düzenlenir. |
Basit usulde vergilendirilenler ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için de 1 Ocak 2027 itibarıyla tutar sınırı kaldırılacaktır.
E-Arşiv uygulamasına kayıtlı olmayan ancak e-Arşiv fatura düzenlemesi gereken mükellefler, GİB e-Arşiv Fatura Portalı üzerinden Dijital Vergi Dairesi kullanıcı bilgileriyle işlem yapabilir.
E-Arşiv Faturası Nasıl Kesilir?
E-Arşiv fatura, GİB Portal veya GİB tarafından yetkilendirilen özel entegratörlerin sistemleri üzerinden düzenlenebilir.
GİB Portal Üzerinden E-Arşiv Fatura Kesme
- GİB e-Arşiv Fatura Portalına giriş yap.
- Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodunu ve şifreni kullan.
- Belge oluşturma alanını aç.
- Alıcının kimlik, vergi ve adres bilgilerini gir.
- Ürün veya hizmet bilgilerini ekle.
- Miktar, birim fiyat, vergi ve toplam tutarı kontrol et.
- İnternet satışıysa ödeme, kargo ve web sitesi bilgilerini doldur.
- Faturayı ön izleme ekranından kontrol et.
- Belgeyi onaylayarak oluştur.
- Faturayı alıcıya elektronik ortamda ilet.
Yoğun sipariş alan işletmeler, özel entegratör veya muhasebe yazılımı kullanarak fatura oluşturma sürecini otomatikleştirebilir.
E-Arşiv Faturasında Hangi Bilgiler Bulunmalıdır?
E-Arşiv faturada temel olarak şu bilgiler yer almalıdır:
- Faturanın düzenlenme tarihi
- Fatura numarası
- Satıcının adı, soyadı veya ticaret unvanı
- Satıcının adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası
- Alıcının adı, soyadı veya ticaret unvanı
- Alıcının varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası
- Satılan ürünün veya hizmetin açıklaması
- Ürün miktarı ve birim fiyatı
- Toplam tutar
- Vergi türü, oranı ve tutarı
- Malların teslim tarihi
- Varsa irsaliye numarası
- GİB standartlarına uygun karekod veya barkod
Ürün açıklaması, müşterinin ne satın aldığını açıkça göstermelidir. “Ürün”, “aksesuar” veya “numune” gibi genel ifadeler özellikle e-ihracat ve gümrük süreçlerinde sorun oluşturabilir.
İnternet Satışlarında E-Arşiv Fatura Nasıl Düzenlenir?
E-ticaret sitesi veya pazaryeri üzerinden yapılan satışlarda e-Arşiv faturanın elektronik ortamda müşteriye iletilmesi gerekir.
İnternet satışlarında faturada ayrıca şu bilgiler bulunmalıdır:
- “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ifadesi
- Satışın yapıldığı internet adresi
- Ödeme yöntemi
- Ödeme tarihi
- Gönderiyi taşıyan firmanın veya kişinin adı ve unvanı
- Taşıyıcının VKN veya TCKN bilgisi
- Ürünün gönderildiği tarih
- Mevzuata uygun iade bölümü
Bu bilgiler yalnızca işletmenin kendi internet sitesindeki satışlar için değil, elektronik ticaret kapsamında gerçekleştirilen uygun pazaryeri satışları için de önemlidir.
Amazon, Etsy, eBay veya Shopify gibi kanallardaki siparişlerini ShipEntegra pazaryeri entegrasyonları üzerinden paneline aktarabilir ve sipariş bilgilerini tek noktadan yönetebilirsin.
E-Arşiv Faturasında Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar Nelerdir?
Faturayı Yasal Süresi İçinde Düzenle: Fatura, genel kural olarak malın teslim edildiği veya hizmetin tamamlandığı tarihten itibaren en fazla yedi gün içinde düzenlenmelidir. Bu sürenin aşılması hâlinde fatura hiç düzenlenmemiş sayılabilir.
Alıcının E-Fatura Durumunu Kontrol Et: Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Arşiv fatura düzenlememelisin. Her iki tarafın da e-Fatura sistemine kayıtlı olduğu işlemlerde fatura, e-Fatura olarak oluşturulmalıdır.
İnternet Satışına Ait Bilgileri Eksiksiz Gir: Ödeme yöntemi, ödeme tarihi, satışın yapıldığı internet adresi, taşıyıcı bilgileri ve gönderim tarihi faturada yer almalıdır.
İmza ve Kaşe Kullanımını Doğru Değerlendir: E-Arşiv fatura elektronik bir belgedir. Elektronik olarak iletilen her faturaya ayrıca ıslak imza ve kaşe eklenmesi gerektiği şeklindeki genel ifade doğru değildir. Belgenin GİB formatına ve kullanılan elektronik onay yöntemine uygun olması gerekir.
E-Arşiv Faturayı Elektronik Ortamda Sakla: Düzenleyene ait nüsha elektronik ortamda saklanmalıdır. Yalnızca faturanın PDF çıktısını veya kâğıt kopyasını saklamak yeterli kabul edilmemelidir.
Hatalı Faturayı Doğrudan Silme: Hatalı düzenlenen e-Arşiv faturalar için kullanılan sisteme göre iptal veya itiraz süreci uygulanmalıdır. GİB Portal kullananlar işlemlerini portal üzerinden, özel entegratör kullananlar ise entegratör sistemindeki ilgili ekranlardan gerçekleştirebilir.
E-İhracatta E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
Yurt dışındaki müşteriye yapılan ürün satışında fatura bilgileri, gümrük beyanı ve gönderi bilgileriyle uyumlu olmalıdır. E-ihracat faturasında şu bilgilerin açıkça yer alması önemlidir:
- Yurt dışındaki alıcının adı veya ticaret unvanı
- Açık teslimat adresi ve ülke bilgisi
- Ürünün anlaşılır açıklaması
- Ürün adedi
- Birim ve toplam satış değeri
- Kullanılan para birimi
- GTİP veya HS Code
- Ürünün menşe ülkesi
- Teslim şekli
- Varsa navlun ve sigorta bilgileri
KDV istisnası yalnızca yurt dışına satış yapılmasına bakılarak otomatik biçimde uygulanmamalıdır. İşlemin ihracat şartlarını karşılaması, gümrük çıkışının tamamlanması ve doğru istisna kodunun kullanılması gerekir. Fatura türünü ve vergi uygulamasını mali müşavirinle kontrol etmelisin.
E-Arşiv fatura, ETGB veya güncel adıyla Basitleştirilmiş Gümrük Beyanı ile aynı belge değildir. E-Arşiv fatura satışı, gümrük beyanı ise ürünün Türkiye’den çıkışını belgeler.
Fatura ve gümrük beyanı arasındaki farkları e-ihracat faturası ve ETGB rehberinden inceleyebilirsin. Uygun değer ve ağırlıktaki gönderiler için kullanılan gümrük yönteminin detaylarını ise mikro ihracat rehberinde bulabilirsin.
ShipEntegra ile E-Arşiv Fatura Süreci Nasıl Yönetilir?
ShipEntegra’da desteklenen mağaza ve fatura entegrasyonlarını kullanarak sipariş bilgilerini paneline aktarabilir, gönderi ve fatura süreçlerinde aynı bilgileri tekrar tekrar girmekten kaçınabilirsin. Entegrasyonun kapsamına göre:
- Sipariş bilgilerini panelinde görüntüleyebilir
- Alıcı ve adres bilgilerini aktarabilir
- Ürün ve gönderi detaylarını kontrol edebilir
- Fatura hesabını siparişlerinle ilişkilendirebilir
- Gönderi etiketi oluşturabilir
- Takip bilgisini mağazana aktarabilirsin
Kullanılabilir fatura sağlayıcıları ve entegrasyon özellikleri zaman içinde değişebileceği için bağlantı kurmadan önce ShipEntegra panelindeki güncel seçenekleri kontrol etmelisin. Gönderi oluşturmadan önce paket bilgilerine göre yurt dışı kargo fiyatlarını hesaplayabilir, gönderim sonrasında ise kargo hareketlerini takip edebilirsin.
Sıkça Sorulan Sorular
E-Arşiv Fatura ile Normal Fatura Aynı mı?
E-Arşiv fatura, kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahiptir. Temel fark, elektronik ortamda oluşturulması, iletilmesi ve saklanmasıdır.
E-Arşiv Fatura Kimlere Kesilir?
E-Fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve nihai tüketicilere kesilir. E-Fatura kullanıcısına e-Fatura düzenlenmelidir.
2026 Yılında E-Arşiv Fatura Sınırı Ne Kadar?
Basit usulde vergilendirilenler ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için 2026 sonuna kadar vergiler dâhil 3.000 TL sınırı bulunur. Bilanço esasına göre defter tutanlar ve diğer mükellefler için tutar sınırı bulunmaz.
E-Arşiv Fatura Kaç Gün İçinde Kesilmelidir?
Genel olarak mal teslimi veya hizmetin tamamlanmasından itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenmelidir.
E-Arşiv Faturada Karekod Zorunlu mu?
Güncel GİB e-Belge standartları kapsamında e-Arşiv faturada, belgenin sorgulanmasını ve doğrulanmasını sağlayan karekod veya barkod alanı bulunmalıdır.
Proforma Fatura E-Arşiv Fatura Yerine Geçer mi?
Hayır. Proforma fatura bilgilendirme veya teklif amacıyla hazırlanır. Resmî satış faturası yerine geçmez.